公務員

【公務員のインターンシップ】お礼状の書き方と例文!PCと手書きオススメは?

mafiです。
そろそろインターンシップの時期も終わり、就職活動モード本番といった時期でしょうか?

僕の職場でも、インターンシップに参加していた学生たちが、お礼状を送ってくれました。
でも見ていると、

mafi
mafi
ふふ

初々しさに笑みがこぼれます。

そこで、公務員の職場にインターンシップに行った方々のために、お礼状の書き方について書いてみます。

  • 公務員のインターンシップに参加したけれど、お礼状は必要?
  • お礼状の例文を見たい
  • お礼状の書き方とは?
  • 今時、手書きでも大丈夫?

そのような悩みを解決できる記事にしたいと思います。

公務員のインターンシップ後のお礼状は必要なのか?

そもそも、インターンシップのお礼状は必要なのか、疑問を持たれている人もいると思います。

正直、公務員の就職に関しては必要ないです

企業ではお礼状を出す、出さないによっては今後の採用に大きく影響することもあると思いますが、公務員の場合、重要なのはお礼状ではなく『公務員採用試験』に通っているかどうか。

でも、公務員の組織にお礼状が必要だと言われているのは、大学のイメージ的に必要だからです。
お礼状をもらうと、

お礼状を出す=社会にでてすぐに働くことができるように、指導をしている

というイメージができあがるからです。
公務員の組織にも、これから大学に子供を通わせる親だっていますよね。

その方々に、

親
あ、〇〇大学は、ちゃんとした教育をしているな

そう思ってもらえたら、大学の株も上がりますよね。

また学生に対しても、

お礼状は必要なんだよ

という教育にもなります。

mafi
mafi
大学としては、学生の教育の方がメインですけどね。

社会人になってからもお礼状を書く機会がある

僕も、仕事に関して、講演に講師を呼んだ時などは、お礼状を書きます。
そこには仕事で必要だから、という思いではなく、単純に「講師を引き受けてくださって、いい話をしてくださってありがとうございました。」という思いしかありません。

お礼状って、感謝を表すものです。

インターンシップに参加する時点で、多くの学生の方は就職活動に必死だと思います。
インターンシップを引き受ける側の準備にかける労力なんて想像もつかないと思いますが、その部分に関して「ありがたかったな」と思えたときには、公務員の職場であってもお礼状を書いてみる良いと思います。

もし書きたくない場合は、無理に書く必要は無いです。

お礼状を書かなかったからといって、公務員試験に落ちることはありません。

お礼状の例文+添え状を作ってみました

お礼状を書く場合のテンプレートを準備してみました。
▽こちらは添え状的な役割をはたし、

▽本題は『別紙』のコチラにお礼文を書くことをオススメします。

ポイントは、

 

  • 肝心のお礼文を『別紙』に書いている(公務員のマナー的なもの)
  • 拝啓、敬具を使う
  • あて先は、インターンシップを受け入れてくれた課の課長宛て(人事課ではなく、実際に受け入れてくれた研修先)
  • 内容を書きすぎない
  • 自分の名前は最後

 

『別紙』に肝心の内容を書く方が見栄えがすっきりするので、良かったら参考にしてください。

▽wordファイル

インターンシップのお礼例文

別紙 お礼状

お礼状の書き方。PC?それとも手書き?

お礼状を書く時に、大学によっては手書きを推奨する学校もありますが、僕は断然PCによるプリントをオススメします。

PCで作るメリット

このご時世、PCを使うことができない新卒は採用NGに近いです。

メリット

  • PCを使えることがアピールできる
  • 手書きよりキレイ
  • ライト(軽い)
  • 公務員が見慣れた形式

公務員は仕事で文章ばかりみているので、テンプレートを参考にしてもらうと、公務員にとって見慣れた形式のお礼文を作ることができると思います。

手書きで作るデメリット

公務員の職場で手書きの文章を見る機会はほとんどないので、手書きのお礼状をもらうと確かに新鮮な気持ちになります。
しかし、手書きは書くのが大変です。

デメリット

  • 手が疲れる
  • 字が汚いと、読むのが辛い
  • 間違えると、初めから書き直し
  • ヘビー(重い)

とデメリットが多すぎます。

mafi
mafi
むしろ、EメールでもOKなレベルだと思いますが・・・

メールでお礼を書く人にオススメの本

「メールなんて書きたいように書けばいいんだ!」と思っている人もいるかもしれませんが、基本的にメールの書き方にはルールがあります。
そのルールは基本すぎて、社会に出ても誰も教えてくれません。自分で学ぶしかないんですよね。

あと、

企業を目指している人は、こんな本もいかがでしょう?お祈り地獄から抜け出すきっかけになるかもしれませんよ。

書いたお礼状はどうなるの?

大概の職場では、お礼状はインターンシップの担当者に渡されます。
担当者はそのお礼状を読んだ後、起案します。

起案とは、「こんなお礼状を受け取りましたので報告します」という報告文章を作ることです。

と同時に、コピーを1部作成し、職場の課員が見ることができるように回覧に回すことになります。

mafi
mafi
回覧板のように、バインダーに挟み、見た人はチェックを入れていきます。

正直、この回覧を隅々読む人もいれば、読まない人もいますが、全員の手元をまわるような仕組みです。

もしインターンシップで出会った職員に憧れたり、好感を抱いた場合には、お礼状に遠回しにその思いを書いておくと、きっと目を通しているはずですよ。

まとめ

公務員の職場にインターンシップに行った際のお礼状の例文について書いてみました。
お礼状の作成は手間ですが、でもその手間を惜しまない細やかさが、仕事で必要になることも多いです。

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良かったら参考にしてくださいね。