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有意義な会議を実施しよう。話がズレる無意味な発言を封じ込める方法。

僕は今週9回の会議に参加しました。
その9回のうち、有意義だったなと思えた会議はたった1回。

残り8回は無意味な会議と感じているわけですが、こんな無味な会議を1回でも減らすために、僕なりに有意義な会議を実施するために気をつけているポイントを書いてみます。

 

話が脱線するのは、会議参加者が内容を理解していないから

僕が無意味だなと感じる会議は、話が脱線して、会議の趣旨が降ってきた理由をあーでもない、こーでもないって話す会議。

例えば、『ブログの集客を増やすにはどういう方法があるか考える会議』を開催しているのに、会議では「そもそもブログを作る必要があるのか」という話になって終わってしまうとか。

この“そもそも論”の話を持ってくる人、会議に1人はいる、あるある話ですよね。

ブログはすでに作って運営しているのに、その根本を問い始めるという事態。

こういうシーンがなぜ生まれてしまうかというと、発言者に「なぜブログを運営しているのか」、というブログを運営する目的が入っていないからなんです

 

脱線する人でも外せない

でも“そもそも論”の話を持ってくる人ような面倒な人でもなぜ会議に呼んでいるのかというと、“会議に必要だから”呼んでいるんですよね。

別の意見ではきっと頼りになる人でしょうし、だからこそ会議の場で意見がズレるともったいない。

なので、外せない人にはそれなりの事前交渉が必要。

 

参加者が多いからと意識統一をあきらめるな

そもそもの目的は、実は会議の主催者は責任感から常に頭に入っているものですが、会議に参加する側は見失っている場合が多い。

なぜなら、会議の参加者は「会議に参加することが目的」になっているから。

ここで目的が違うのは、立場が違うので仕方ないことです。

僕も意識しようとしていても、いつもズレてしまいます。

だからこそ、会議の前に参加者の意識統一が必要なんです。

無意味な発言を封じ込める方法

はじめに意識統一するのは、2つ。

  • なぜ今回の会議を開くのか
  • 何を決めるのか
  •  
    この意識統一をすると、無意味な発言は極端になくなる。

    会議の前に、参加のお礼や現状の報告をし始める前に、まずは、2つの意識統一。

    そのあと、会議をはじめよう。

     

    実は、目的を言うのは難しい

    でも、会議の目的を伝えるのは実は難しいことなんです。

    自分が主催の会議だと内容を把握しているので目的はよく理解しているが、人に言われて代わりに主催する間接的な会議だと、本来の目的を見失っている場合が多いですよね。

    だからこそ、主催する側の責任として会議の目的は把握しておきたい。

     

    司会者が、常に話を戻す意識を

    意識統一をしても、会議の話がズレることは多々ある。

    そんな時は、司会がズレた話を戻す必要がある。

     

    • 今回は~を決めたいんですが、~についてはどうですか?
    • ~をするための意見はどう思われますか?

     
    という感じで「話がズレてますよ」と直接言わず、なるべく話が広がるように持って行きたいところ。

     

    まとめ:会議ははじめが肝心

    はじめにみんなで意識統一。

    それが、ゴールを目指した有意義な会議を実施するためのたった1つのポイントだと僕は思っています。

     

    実践してみての小話

    会議名:今期残っている課題の整理
    なぜするの?:予算案を作成するために、課題を整理しないと予算が立てられない
    何を決めるのか:課題が書かれた紙を見て、課題漏れがないか確認し、担当で課題意識を持つ

    ここを把握して会議をした結果、

    • 課題の把握(課題漏れ)ができた
    • いくつかの課題について、会議の場で解決できた
    • 残った課題をどうやって解決するか、話ができた

     
    予算案の提出期限を会議に参加した人みんなが把握していたので、締め切りを守るためにも課題解決に向けた話ができた有意義な会議でした。